Ein Workshop ist immer Teil eines kleineren oder größeren Prozesses, der mindestens aus drei Schritten besteht:
Bei komplexeren Fragestellungen sollte eine Reihe von Workshops abgehalten werden. Sie sind Teil eines diskursiven Prozesses, in dem die Analyse, Beratung und Gestaltung von Organisationen, Strukturen und Regeln Hand in Hand gehen. Durch das Ineinandergreifen von Workshops, Sondierungen und Kontraktgesprächen wird eine hohe Dynamik gewährleistet.
Für das Vorantreiben von Veränderungsprozessen sind Workshops das Mittel der Wahl. Auf Workshops lassen sich neue Formen der Zusammenarbeit entwickeln und zugleich abstimmen.Die Moderation von solchen Change-Prozessen muss dabei ein Gleichgewicht finden zwischen wünschenswerter Veränderung, mikropolitischer Durchsetzbarkeit und fachlicher Expertise. Workshops haben zudem eine wichtige Maintenance-Funktion. Sie bewirken eine rationale und zielgerichtete Überprüfung und Anpassung von Mustern, die sich in der Zusammenarbeit eingeschlichen haben - seien dies verfestigte Denkgebäude, überholte Routinen oder Widerstände.