Wesentliches Element der Methode von Metaplan ist die laufende Visualisierung aller Beiträge auf Stellwänden mittels Packpapierpostern und Karten in verschiedenen Formen und Farben.
Visualisiert werden sowohl alle Diskussionsbeiträge während eines Workshops als auch die Beiträge, die vor dem Workshop ausgearbeitet wurden. Auf diese Weise lassen sich komplexe Gedanken aufgliedern und strukturiert bearbeiten. Einzelne Ideen und Aussagen lassen sich ordnen und neu in Beziehung zueinander setzen. Der Gesprächsverlauf wird für alle sichtbar dokumentiert und strukturiert. So kann deutlich mehr Komplexität verarbeitet werden.
Alle vor und während des Workshops entstandenen Poster werden anschließend mit einer speziellen Technik fotografiert. So entstehen hochwertige Fotoprotokolle, die den Workshopverlauf und seine Ergebnisse nachvollziehbar und übersichtlich dokumentieren.